为进一步规范和加强本科教学档案资料的管理，教育学部本科教学办公室2023年3月9日邀请本校档案馆馆长刘朝文、综合档案室邓漓虹、综合档案室刘环琼莅临学部指导工作，在雁山校区行政北楼345会议室召开本科教学档案资料规范化管理研讨会。参加本次会议的人员有教育学部本科生教学秘书黄捍丹、教育学部本科生教学秘书崔岢岢。

会议伊始，教育学部本科教学秘书对学部本科教学工作进行了简要介绍，二级学院（部）需要对接学校教务处教务科、考务科、评估与建设办、教师发展科、高教研究室、招生办、学籍管理科、教学信息技术科、教材建设管理科、教育实践办、应用型人才培养办、大学生文化素质教育基地办公室和办公室等13个科室联系对接相关工作，每个科室负责的具体工作，学部对相关工作的资料档案目前的管理情况和拟利用系统对档案资料进行规范化、电子化管理做了介绍。并提出希望档案馆的领导和老师对学部的档案资料管理提出宝贵的意见和建议。

接着双方就学部拟启用的信息管理系统与档案馆系统进行交流借鉴。首先教育学部本科教学秘书崔岢岢老师对学部信息管理系统进行演示介绍，包括系统的功能、排布等功能。结合教学办日常工作繁重现状，教育学部教学办谋任课老师之所需，思任课老师之所想。利用教育学部教务管理平台自主搭建的教材订购、外聘教师系统化管理、考查科目命题计划与评分标准、教研室活动记录电子等一系列优化举措。崔岢岢老师指出将要对系统的项目排布进行重组，目前的难点在于系统的目录如何设定可使任课老师使用更简便、更直观等。针对教学办提出的问题，刘朝文馆长提出可减少系统的项目排布，增加综合检索功能以及系统目录可以按照教务处科室或年份进行排布等建议。为了更好地进行交流借鉴，刘朝文馆长还展示了档案管理系统。

最后刘馆长一行还到位于雁山行政北楼149教育学部本科生教学秘书办公室和档案资料室进行实地交流，并就档案资料的摆放及档案柜改进等问题提出了许多宝贵建议。

下午16时，研讨会顺利结束。本次研讨会为解决当前教育学部本科教学档案资料管理存在的问题提供了解决方向，推进了教育学部本科教学档案资料管理的科学化、规范化、效率化。